基层卫生服务管理体系档案数字化实践路径探究

本文转自：日照日报

梅岚

基层卫生服务管理体系档案信息数字化的开发与利用，即通过对卫生档案信息的电子扫描，建立卫生档案信息图像文件数据库，运用卫生档案管理信息系统并结合计算机网络通信技术，使需求者无论到实地查阅，还是异地网络浏览，都可以做到在授权范围内实现卫生档案信息全文查阅。将数字化技术应用于基层卫生服务管理，为提升卫生服务管理工作效率及卫生信息工作时效性提供帮助，使基层卫生服务管理工作能实现多元化服务对接，从而强化基层卫生档案信息归档统计准确性及信息保密的安全性，为基层卫生服务管理工作系统化开展创造良好技术条件。

一、卫生服务管理体系档案数字化的意义

（一）让卫生档案信息方便快捷地利用

基层卫生服务管理过程中运用计算机及网络技术进行信息化管理的档案较少，一些卫生档案工作还停留在手工收集、检索等“纸质”时代，导致信息量小，不利于档案的收集、利用和开发，不仅查找检索起来非常费时，而且存储档案空间又大，维护起来也不方便，加上备份档案需要大量的人力物力，人工管理更不可靠。数字化的卫生档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。

（二）对纸质卫生档案原件实行有效保护

档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。此外，计算机存储给档案抢救开辟了新的途径；档案数字化是保护濒危档案原件最经济和便捷的方法。

（三）能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现

根据档案载体形式的不同，我们将录音、录像、照片等各种形式的档案信息经过数字转换，再现其他载体档案信息的真实内容，既加强管理，又方便利用。

（四）为实现档案信息资源共享奠定坚实基础

在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代，档案信息数字化是卫生档案管理发展的必然趋势和方向，我们现在所做的卫生档案数字转化工作，除强化自身管理和方便卫生档案信息的利用外，也是为今后在国家大环境下作为科学技术档案信息数据库并入国家数字档案联网数据库实现资源共享做好基础准备。

二、卫生服务管理体系档案数字化原则

卫生服务管理体系档案信息数字化要以档案利用为导向、以优化为原则，有步骤地进行，要符合实际，符合现代管理理念，不可片面追求速度而忽略数字的质量，造成浪费。具体有以下几点：

（一）科学性原则

科学性原则指在建设数字化档案信息时，遵循档案信息的形成、保管、利用的客观规律，体现档案信息管理的特殊性，使卫生档案信息数字化工程真正服务于社会和群众，发挥其信息资源的作用。

（二）实用性原则

急用、常用档案优先数字化是卫生档案数字化的首选。汇集多年档案利用情况统计，把利用频率高的档案进行综合分析，科学地圈定优先档案数字化的范围。充分考虑档案数字化在其价值升值的前期进行，也就是在遵循实用性原则。

（三）规范性原则

规范性原则指档案信息数字化后的文件格式符合国家档案局颁布的关于档案电子文档标准，具有较好的通用性，能够经过计算机网络、检索技术提供给用户的档案信息，而且数字化后的档案信息内容要与原纸质档案信息完全一致。

（四）安全性原则

通过录入或扫描方式得到数字化档案信息的，要确保档案原件的安全；在处理和存贮数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合；遵循原始档案的保密性，确保涉密档案信息的不被未授权者浏览；利用先进的计算机安全技术，如防火墙、实时杀毒软件以及存储设备，保证已经数字化的档案信息的安全。

（五）共享性原则

共享性是由卫生档案信息数字化的目的---提供档案利用率决定的，所以要求建立完备的卫生档案信息数字化保障体系和高效的信息流通、传递和利用体系，通过有效的分析和管理，及时准确地把利用率高的、具有较大社会效益和经济效益的卫生档案信息最大限度地提高利用率。

三、卫生服务管理体系档案信息数字化的内容

卫生服务管理体系档案信息数字化的内容有两个层次：一是目录信息的数字化。实施卫生档案目录的电子化，要充分考虑到检索项目设置的优化、目录内容的合理性等方面，力争实现检索速度与检索目标相一致的最大化。这项工作从程序上看既简单又枯燥，且工作量巨大，需要依赖人工对卫生档案信息的各个特征进行著录、标引和录入。二是全文信息的数字化。通过应用现代信息技术和设备对管理档案实体有顺序地进行档案扫描，依据案卷档案号进行文件夹管理，同时根据文件号进行文件命名，之后再将其上传到卫生档案管理系统中，实现卫生档案信息存储的数字化、管理的虚拟化、传递的网络化、内容的知识化，更好地服务用户。

综上所述，数字化技术在基层卫生服务管理体系档案工作改革中的运用，进一步开辟卫生服务管理体系档案工作新路径的过程，提升了基层卫生服务管理工作效率及工作质量，为后续阶段基层卫生服务管理工作高水平推进提供有力支撑。新时期基层卫生档案管理改革，应以数字化应用为载体，做好对部分核心技术的优化与开发，使数字化技术能更好地匹配基层卫生服务管理工作需求。