如何加强招标投标活动中档案管理工作

近年来，各方对招标投标工作的要求越来越多，其工作开展中所需记录的数据信息也在不断增加，为档案管理工作的开展带来了一定难度。目前，企业在招标投标活动期间需要加大对档案管理工作的重视程度，提高招投标活动档案管理水平，推动招标投标活动有序开展。对此，本文对加强招标投标档案管理工作进行了探讨，希望能对企业开展相关工作提供帮助。

在招标投标活动开展过程中，若企业还是采用传统的档案管理模式，将无法实现对招投标活动数据信息的全面记录与管理，此时就需要对档案管理模式进行优化，优化招标投标档案管理水平，避免因档案管理不当而影响招标投标活动的开展。因此，企业需要对当前招投标过程档案管理工作中出现的问题进行分析，并加强对招标投标档案管理工作的策略进行研究，以此提高档案管理工作水平，使档案管理工作达到相关要求。

当前招标投标档案管理存在的问题

一、缺乏档案管理意识

笔者在对多个招标机构进行调查研究后发现，招标机构中的领导档案管理意识较为薄弱，部分领导对招标投标档案管理在项目中的作用缺乏准确认识，这些情况都会影响招标投标档案管理工作的正常开展。目前，一些私营的招标代理机构在招标投标活动中主要关注对项目数量、金额、利润及运行等方面的内容，在此过程中忽视了招投标标活动中档案管理工作的开展，相关工作人员也并未将工作重心放在档案管理工作中。

二、缺乏管理制度

部分招标代理机构在开展相关工作时，并未合理制定管理制度。其中，档案管理制度的制定缺乏针对性，导致档案管理工作缺乏规范性与完善性。在此情况下，档案的安全也无法得到保障，其在应用中也会受到不同程度的影响。在档案管理工作开展过程中，如档案信息无法将项目中的实际情况体现出来，档案管理的作用与价值就无法得到有效发挥，同时，也会对企业管理工作的规范化带来一定影响。

完善招投标活动档案管理的对策

一、调查研究，制定方案

结合实际情况来看，招标投标活动档案管理工作的开展需要由企业档案管理部门进行全面调查分析，应将招标机构中的档案工作纳入监督指导范围内，根据相关法律法规及制度，明确档案管理工作的开展标准，针对现有的档案管理工作提出有效意见，使档案管理工作人员能够对招标投标活动中获得的档案信息进行整理，优化档案管理工作水平。

二、集中培训，持证上岗

为提高招标投标活动中档案管理的工作水平，相关企业及机构需要注重档案管理人员培训工作的开展。在培训工作开展过程中，档案管理工作人员要对档案相关的法律法规及相关制度进行学习，其中，档案职业操守及档案基本知识是培训的主要内容。在培训过程中，档案管理工作人员还需要对招标投标活动档案的归档与整理等内容进行学习，提高他们的档案管理水平；要对参与档案管理培训并通过考核的工作人员颁发培训证书，使工作人员可以持证上岗，提高档案管理团队中管理人员的整体水平。

三、严格考核，奖罚分明

业务行政管理部门在工作开展期间，要对招标机构中的招标投标活动进行考核，行政管理部门需要通过定期和不定期相结合的方式开展考核，主要考核招标投标活动的审批、流程、招标文件及公告等内容是否达标，保证开展招标投标活动的合法合规性。企业在开展招标投标活动时，还需注重档案信息的收集，保证其完整性，确保管理工作符合相关标准与要求，提升档案管理工作水平。在档案管理工作期间，档案收集、整理、管理及人员等内容都需要列入考核范围，同时，还应根据考核结果对招标投标活动进行调整，如发现存在管理问题时，还需暂停工作进行整改，优化档案管理工作水平。在考核期间，合理制定奖惩制度，做到奖罚分明，在此情况下，可以提升档案管理人员的工作积极性，推动档案管理工作有序开展。

四、自查档案管理制度

各类招标代理机构在招标投标活动档案管理工作中，还需加大对档案管理工作的重视程度。招标机构在经营管理中需要合理制定规章制度，严格按照规章制度的内容开展相关工作。其中，档案管理工作也需严格按照相关制度进行管理，以此提高档案管理工作水平，确保档案管理工作规范化开展，使各项工作都能按照原有的工作计划完成。因此，招标机构需要加大对档案管理制度的构建与完善，这样，档案管理工作人员的工作行为会受到制度的约束，以此推动档案管理工作的有序开展。

综上所述，目前招标投标活动在开展过程中会产生大量的数据信息，这些信息需要由档案管理人员进行收集、整理，形成档案信息。要在档案管理工作期间明确档案管理中出现的问题，对档案管理工作进行优化完善，通过制度完善、人员培训等方式提高招标投标活动中档案管理的工作水平。

徐幸 四川省卫生健康宣传教育中心

参考文献：

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