招投标档案归档攻略

劳颖琨 桂林医学院第二附属医院

在招投标活动中，档案归档是一项十分重要的工作。一份完整、规范的招投标档案，不仅记录了招投标活动的全过程，更是日后查询、审计、监督的重要依据。本文从招投标档案的收集、整理、分类、保管等多个方面，为大家详细介绍招投标档案归档攻略。

一、招投标档案的收集范围

(一)招标阶段

1.招标前期文件

包括项目立项文件，如项目建议书、可行性研究报告等，这些文件是项目开展招投标活动的基础，明确了项目的必要性和可行性；招标申请书，是招标人对开展招标活动的申请和相关部门的审批情况；招标代理委托合同，若委托代理机构进行招标，此合同明确了双方的权利和义务。

2.招标文件

包含招标公告或投标邀请书，向潜在投标人公开招标项目的基本信息、投标要求等；投标人须知，详细说明投标的各项注意事项，如投标文件的编制、提交、开标、评标等流程；评标办法，规定了评审投标文件的标准和方法；技术规格、合同条款等，为投标人提供全面的投标指导。

(二)投标阶段

1.投标文件

投标文件是投标人响应招标文件要求所编制的文件。商务标涵盖投标函、投标报价、企业资质证明、业绩证明等，展示投标人的商业实力和投标意愿；技术标阐述投标人针对项目的技术方案、施工组织设计、质量保证措施等，体现投标人完成项目的技术能力。

2.补充、修改文件

在投标截止时间之前，投标人可能会对投标文件进行补充或修改，这些文件也需要一并收集。

(三)开标、评标、定标阶段

1.开标记录

开标过程的记录，包括开标时间、地点、参与人员、各投标人的投标报价等关键信息。

2.评标文件

包括评标委员会成员名单，确保评标委员会的组成符合相关规定；评标专家的评标打分表、评标报告等，详细记录评标过程和结果。

3.定标文件

中标通知书，标志着招标人确定中标人，具有法律效力；未中标通知书，告知未中标投标人结果。

(四)合同签订阶段

1.中标合同

是中标人与招标人签订的合同，明确双方在项目实施过程中的权利和义务。合同的条款应与招标文件和投标文件的实质性内容一致。

2.合同变更文件

在项目实施过程中，若因各种原因导致合同变更，相关的变更协议、补充合同、招投标工作中各部门之间的流转表格等文件也需收集归档。

(五)履约验收阶段

合同签订需要进行资金支付，应有采购资金拨款通知单作为资金支付文件及证明；重大设备仪器需要保存验收文件材料。

(六)存在争议性的材料及指导意见

1.未中标投标文件

通常招标时，应标公司至少3家，为保证档案全流程记录招标情况，未中标的投标文件要作为资料留存，也可作为定期档案进行管理。

2.投标人的宣传资料

从完整性角度看，这些资料可作为了解投标人整体情况的参考，有助于全面评估投标方。但考虑到其可能存在大量冗余信息，建议对宣传资料进行筛选，只归档与项目直接相关且能体现投标人针对本项目独特优势或关键能力的部分。

3.来自非官方渠道的项目相关信息

此类信息来源不确定，真实性难以保证，原则上不应将此类未经证实的信息直接归档，但可以将其作为线索记录下来，若能通过官方渠道或进一步调查核实其真实性和相关性，再决定是否纳入档案。

二、招投标档案的整理原则

(一)真实性原则

为确保收集到的招投标档案资料真实反映招投标活动的全过程，要对文件的内容、签字、盖章等进行严格审核，杜绝虚假材料进入档案。例如投标文件中的业绩证明材料，可通过查询相关项目的官方信息、联系业绩项目的业主等方式进行验证。

(二)完整性原则

保证档案资料的齐全完整，从招标前期的立项文件到合同签订后的变更文件，都要进行全面收集。以一个建筑工程招投标项目为例，不仅要收集招标文件、投标文件等常规文件，还应收集施工图纸会审记录、技术交底文件等与项目实施紧密相关的文件。

(三)规范性原则

按照统一的标准和规范对档案进行整理，文件的格式、装订方式、编号规则等都要有明确规定。电子档案则要按照规定的格式进行存储和命名。

三、招投标档案的分类方法

(一)按项目分类

以招投标项目为单位进行分类，每个项目建立独立的档案卷宗，例如某学校教学楼建设项目、某医院医疗设备采购项目等。这种分类方法便于查找和管理特定项目的招投标档案，适用于项目数量较多且独立性较强的情况。

(二)按阶段分类

按照招投标活动的不同阶段进行分类，即分为招标阶段、投标阶段、开标评标定标阶段、合同签订阶段。每个阶段的文件集中存放，便于了解招投标活动各阶段的进展情况和文件脉络，例如审计招投标项目时，可以直接查阅相应阶段的档案，快速获取所需信息。

四、招投标档案的保管要求

(一)实体档案保管

1.保管环境

要求温度、湿度适中，避免档案受潮、发霉、虫蛀等。一般温度控制在14℃～24℃，相对湿度控制在45%～60%，定期进行打扫和消毒。

2.保管设备

配备专门的档案柜、档案架等设备，对档案进行有序存放，档案柜应具备防火、防盗、防潮等功能，确保档案安全。对于重要的招投标档案，可采用密集架进行存放，提高空间利用率。

(二)电子档案保管

1.存储介质

选择光盘、移动硬盘等质量可靠的存储介质，对电子档案进行备份存储。定期对存储介质进行检查，防止数据丢失或损坏。同时，注意存储介质的兼容性，确保在不同设备上都能读取数据。

2.信息安全

采取有效的信息安全措施，防止电子档案被非法访问、篡改、泄露等。可设置访问权限，只有经过授权的人员才能查阅和修改电子档案；安装防火墙、杀毒软件等，保障存储设备和网络环境的安全。

本文对招投标档案归档的详细攻略进行了介绍，希望能帮助相关人员更好地开展招投标档案管理工作，确保招投标活动的档案资料完整、规范、安全，为企业和项目的顺利推进提供有力保障。