单位规章制度的制定与运用

本文转自：上海法治报

资料图片

□上海通乾律师事务所 朱慧 武慧琳

用人单位的规章制度在一定程度上是根据单位自身情况将国家的法律条文进行细化及具体化，使其更易被理解和执行，所以制定与运用规章制度对用人单位的经营和管理有着十分重要的影响。

规章制度既是用人单位的管理规范，又是用人单位员工的行为准则，同时也为用人单位奖惩员工提供了依据。特别是《劳动合同法》实施以后，规章制度更是用人单位单方解除劳动合同的重要依据。

我们在多年执业过程中发现，单位在规章制度的制定与运用中存在不少值得注意的问题。

完整性与可操作性

我们在执业过程中发现，用人单位在制定规章制度时最常见的问题就是内容缺乏完整性和可操作性。

一些小型企业考虑到迅速便捷、节约成本等因素，直接从互联网上取用所谓的规章制度模板或其他用人单位使用的规章制度。

但是，通过这种方式制定的规章制度的内容，不论是从完整性还是可操作性方面都得不到保证。

规章制度的内容一般包括用人单位的基本介绍、企业文化、安全卫生制度、薪酬福利制度、财务报销制度、考勤及请假管理制度、劳动纪律与奖惩制度等等。

内容完整是规章制度发挥作用的基础，如果规章制度就没有对相关事项做出规定，那么要使其发挥作用当然是无从谈起的。举例来说，如果规章制度中没有奖惩制度的内容，那么用人单位在遭遇员工违反劳动纪律的情形时，就无法运用规章制度对其进行处理；如果规章制度没有请假管理制度的内容，那么用人单位在发生员工随意口头申请病假或不配合提供病假证明材料时，就无法运用规章制度对其进行约束。

除了内容完整之外，规章制度的内容还必须具有可操作性。

三百六十行，每一个用人单位都有其自身从事生产经营的特点，因此，规章制度的内容需要具备可操作性。

如果规章制度规定的内容与用人单位的生产经营特点脱节，那么即使有规定也是一纸空文。

可操作性又分为实体的可操作性和程序的可操作性。

第一，实体的可操作性。例如，生产加工型用人单位根据其特点在规章制度中普遍规定的计件工资内容，该内容对于该用人单位就是具备可操作性的，员工可适用该规章制度的内容根据其生产的产品数量计算得其工资报酬。相对的，餐饮服务型用人单位在其规章制度当中也规定计件工资，则该内容不具备可操作性，因为该用人单位员工的工作无法以计件的形式衡量和计算工资报酬。

第二，程序的可操作性。例如，用人单位在规章制度中规定员工上班时玩手机可根据其情节轻重情况给予口头警告处分直至解除劳动合同。

该内容由于没有明确具体的标准，玩手机达到多长时间达到严重情节、达到怎样的严重情节可以解除劳动合同，这些实际操作时必然会发生的问题是无法从这样的规章制度内容中解决的，因此显然不具有程序上的可操作性，容易导致处罚措施适用的随意，并引发劳动争议。

我们认为，用人单位制定规章制度的目的应当是用来解决实际问题的，而不是花拳绣腿仅仅摆个样子，而只有规章制度的内容具有完整性和可操作性，才能使其真正发挥作用。

合理性与合法性

用人单位制定之规章制度的内容只有合理、合法才是有效的，才能成为在劳动争议案件中被认可适用于员工的依据。

如果用人单位在制定规章制度的内容时完全凭实际控制人的个人意愿随心所欲，那么一旦其规章制度的内容不合理或不合法，将无法适用。

首先，规章制度的内容要合理。

比如，用人单位在规章制度中规定“每次上厕所不得超过3分钟”，这显然是不合理的。

除了根据生活就可判断是否合理的情形，还有一些规定是否合理还需要结合用人单位的经营特点判断。例如，生产型用人单位规定员工违反着装规定不穿安全鞋进入生产场所可直接解除劳动合同，由于涉及到生产安全问题，这样的着装要求和处罚具有其合理性，相对的，如果涉及服务型用人单位规定员工违反着装规定就直接解除劳动合同则不具有合理性。

其次，规章制度的内容要合法。

如果用人单位在规章制度中规定“在用人单位工作的三年内不得结婚，否则用人单位有权解除劳动合同”“员工在用人单位违反纪律一次，该员工应在全体员工面前扇自己耳光”，这样的规定内容明显是违法的，因而是无效的。

不合理、不合法的规章制度不仅不能起到管理劳动者的作用，而且在发生劳动争议时不会被劳动仲裁部门及人民法院认可。

同时，不合法的规章制度还面临劳动行政部门的处罚，如果对劳动者造成损害的，还面临着赔偿责任。

我国《劳动合同法》第80条规定：用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

制定程序合法

有些用人单位缺乏规章制度制定的程序意识，认为只要人事部门起草完毕后盖个公章或者经过负责人批准就可以生效实施了，这其实是错误的观点。以这种制定程序来制定的规章制度，如果发生劳动争议，基本上在劳动仲裁部门或人民法院都不会被认可，也无法被作为处理劳动争议案件的依据。

我国《劳动合同法》对规章制度的制定程序有严格的要求。《劳动合同法》第4条规定：用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

根据上述规定，用人单位涉及劳动者切身利益的规章制度的制定应通过民主程序，主要包括：

第一，规章制度的内容须经过职工代表大会或者全体职工讨论；

第二，用人单位须与工会或者职工代表平等协商确定规章制度的内容。

在劳动争议案件中，如果用人单位无法证明其规章制度的制定经过了这两项法定程序，那么该规章制度的制定程序就可能被认定是不合法的，而不合法的规章制度自然就不能作为处理劳动争议的依据。

必须公示告知

根据《劳动合同法》第4条的规定，用人单位必须将规章制度公示或者告知员工，这是法律明确要求的规章制度公示告知程序。

实践中，用人单位将规章制度公示告知员工的方式有很多，而由于证明已经履行过法定公示告知程序的举证义务在于用人单位，这也就要求用人单位所采用的公示程序需要具备可证明性。

第一种方式是分别将规章制度告知每一个员工。例如向员工发放规章制度纸质文本并保留其签收的材料，或是组织员工培训规章制度并保留员工听课签到的材料或其填写的试卷，或是通过电子邮件将规章制度发送到员工的电子邮箱。

其中，有员工原始签字的告知方式具有较强的可证明性，用人单位举证也较为便利；而通过电子邮件告知的方式，如遇到员工否认，可能需要通过公证或鉴定的方式来予以证明，难度较大、成本较高。

第二种方式是公示规章制度供员工自行查看，例如张贴在用人单位的公告栏，或是公布在用人单位的内部电脑网络。该类公示方式的可证明性较弱，如员工否认，用人单位要证明规章制度的张贴公示、内部电脑网络的上传公示等事实都是较为困难的。

从举证便利的角度，用人单位在选择规章制度的公示告知程序时，应尽量选择可证明性强的方式，以避免不必要的风险。

运用中的问题

一、无视规章制度的存在。

制定一份好的规章制度是基础，而要发挥规章制度的作用还需要在经营管理过程中切实执行规章制度，而不是无视规章制度的存在。否则，规章制度将沦为摆设，不仅不能起到其应有的作用，反而会在劳动争议中成为对用人单位不利的证据。

笔者代理过的一件劳动争议中，员工的违纪行为根据规章制度的内容应当给予的是警告处分，但用人单位却根据管理层的解聘决定而直接与该员工解除了劳动关系。

该案件正是由于用人单位无视规章制度的明确规定，导致最终被认定为违法解除。

二、适用规章制度前后不一。

当规章制度对某一事项有明确规定的情况下，用人单位在执行规章制度的内容时应当保持一致的尺度，适用规章制度如果前后不一将产生不利于用人单位的后果。

笔者代理过的一件劳动争议中，用人单位在规章制度中明确规定了员工的虚假报销行为应当直接解聘，但是在实际操作中，用人单位在处理甲员工虚假报销时仅给予了口头警告，却又在处理乙员工虚假报销时给予了解聘处理。

正因为用人单位适用规章制度的尺度前后不一，虽然虚假报销有规定制度的明确规定可以解聘，但仍被认定为违法解除。

总之，规章制度对于一个用人单位来说是不可或缺的，用人单位在制定规章制度、运用规章制度的过程中绝不可忽视本文所讨论的这些问题，这样才能真正发挥规章制度的积极作用，有助于完善用人单位的经营管理。