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今天,我们的分享跟数据结构有关。
数据结构的优化,是数据分析处理的基础性工作。
有时,我们拿到的表格,它的数据结构,并不利于后续的数据处理工作。
这时候,我们就需要对数据结构,进行适当的调整、优化。
比如,我们有时候会遇到下图左侧所示的数据结构,这样的结构,适合阅读,但后续分析工作会很不方便。
所以,我们就需要将其转换为右侧所示的结构。
那么,我们要如何完成这种数据结构的转换呢?
复制粘贴?这可是要加班的节奏啊!
不过不用急,解决的方法还是不少的。
函数法
我们可以通过IF、SMALL、RIGHT、TEXT、ROW、COLUMN、INDIRECT等函数的组合,来实现我们想要的效果:
我们先解决姓名列,在G2单元格输入公式:=INDIRECT(TEXT(RIGHT(SMALL(IF($A$2:$D$6<>"",ROW($2:$6)*10+COLUMN($A:$D)*10001),ROW(A1)),3),"r0c0"),FALSE)
▲左右滑动查看
注意:这个是数组公式,需要同时按【Ctrl+Shift+回车键】来完成输入。
部门列在F2单元格输入公式:=INDEX($A$1:$D$1,1,MATCH(1,MMULT(TRANSPOSE(--($A$2:$D$6=G2)),ROW($A$1:$A$5)^0),0))
▲左右滑动查看
注意:这也是数组公式,需要同时按【Ctrl+Shift+回车键】来完成输入。
这样,我们就达到了想要的效果。
这种方法,所用的函数比较多且公式复杂,特别是在数据量较多的情况下,由于是数组公式,运算量会很大,会有卡顿现象。
对于这两个公式,我们今天就不展开讲解了,因为会占用大量的篇幅。
下面,是更好的方法!
错位引用法
❶在A7单元格输入公式,然后向右、向下拖拽;=B2
❷将A2:A21的数据复制到G2:G21中,注意,在粘贴的时候要使用选择性粘贴-数值来进行。
❸这时候,姓名并不是首尾相连的,中间还夹杂着很多0,我们按下【Ctrl+G】组合键,打开定位功能,单击定位条件,选择「常量」,将数字以外选项的勾都去了,单击确定。
❹这时候,内容为0的单元格,已经全部被选中,鼠标移动到任意一个0值的单元格上,依次单击:
鼠标右键-删除-下方单元格上移-确定,完成删除0值单元格的操作,并作适当的格式调整。
对于部门列,依旧使用上述公式来完成,即:=INDEX($A$1:$D$1,1,MATCH(1,MMULT(TRANSPOSE(--($A$2:$D$6=G2)),ROW($A$1:$A$5)^0),0))
▲左右滑动查看
注意:这个是数组公式,需要同时按【Ctrl+Shift+回车键】来完成输入。
数据中夹杂0值的原因,是因为,我们的原始数据源中,有空单元格存在:
这种方法,相较于公式法来说已经简单了很多,但依旧不适用于处理大量的数据。
那么有没有一种快捷、高效又能从容应对大量数据的方法呢?
答案是肯定的,那就是我们的 PowerQuery。
PowerQuery法
❶鼠标定位到数据区域中的任意单元格(本例为A1:A6),点击「PowerQuery」-「从表/范围」,在弹出的对话框中勾选「表包含标题」,单击确定;
❷此时,会打开PowerQuery的主界面。
单击第一列的标题,按住【Shift】,再次单击最后一列的标题,这样我们可以快速的选中全部列;
❸单击「转换」-「逆透视列」,在下拉列表中选择「逆透视列」,完成数据结构的转换;
❹这时,我们看到,相同的部门并没有集中在一起,并且「部门」和「姓名」两列,对应的的标题分别是「属性」和「值」。
这是PowerQuery默认的标题名称,并不是我们想要的。
我们分别将「属性」重命名为「部门」,「值」重命名为「姓名」,然后单击姓名右侧的下拉按钮,选择升序或降序,对部门列进行排序,以便将相同的部门集中在一起。
❺单击文件-关闭并上载至,在弹出的对话框中,显示方式选择-表。
位置的话,这里我们选择,放在现有工作表的F1单元格处,当然你也可以根据自己的需要,选择新建工作表;
❻最后,可以根据自己的需要对其进行格式、字体等的进一步调整、美化。
很高效有没有?
最后偷偷告诉你,用这个方法转换出来的表,虽然没有用任何函数,但同样可以动态更新哦!
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快照生成时间:2023-01-01 11:45:09
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