让档案“越用越新”

本文转自：中国改革报

让档案“越用越新”

德州构建城建档案管理工作新格局

□ 张 磊

近年来，山东省德州市住建局把传统的城建档案管理模式“收、管、存”转型为“聚、通、用”，整合各县市区城建档案数据信息，搭建了城建档案利用、管理和创新工作平台，城建档案管理机制实现了结构性重塑，在全国率先实现了城建档案信息资源全域一体化，被评选为山东省经济科技档案工作示范案例。

德州市城建档案信息资源一体化建设多项指标处于全国领先地位，并带来了可观的经济效益、社会效益和公共影响。借助统一平台和专业技术，陵城区仅投入9.25万元便完成改造，与最初预算相比节省74%；已经完成城建档案数字化的县市对接市综合管理系统实现了财政“零投资”；工程档案利用、声像档案提供等为社会各界、人民群众避免了经济纠纷、财产损失，节约了大量资金，仅地下管线的服务利用，每年节约财政资金200余万元，创新性经验被山东省住建厅在全省推广应用。

以“聚”为基，提高档案归集管理水平

德州市委、市政府高度重视建设项目档案管理工作，将全市所有重点建设项目纳入市重点项目挂图作战总指挥部推进保障办公室统一管理督导平台，从提升建设项目档案质量和管理水平入手，保障重点项目建设的廉洁、高效、优质、安全，从而更加有效地预防、遏制腐败行为。

2022年3月，中共德州市纪委监委印发了《德州市重点项目建设廉政档案实施细则（试行）》的通知，从建设项目主体责任部分和监督责任部分两方面加强重点项目建设档案归集管理。2023年5月，德州市住房和城乡建设局印发了《德州市重点项目建设档案归档要求及目录》的通知，按照建设项目实施阶段，共设置了10个档案归集板块，增加了审批、决策、招投标等环节的廉政风险防控文件。德州市城建档案管理机构对列入城建档案馆接收范围的各类城建档案资料，按照档案集中统一管理原则，依法依规征集接收，做到应收尽收，应归尽归。同时，积极优化城建档案服务营商环境，将城建档案业务指导服务前置，通过政务服务中心窗口、网站、公众号等方式提前印发告知书、明白纸，以建设项目审批制度改革将城建档案纳入联合验收为抓手，按照“一次办好”服务原则，结合国家规范标准调整完善档案移交内容，编制了《德州市建设工程档案基础与实务》工具性教科书，为建设单位移交工程档案提供了极大便利和业务遵循。

以“通”为径，实现城建档案数据共享

积极构建大数据中心。德州市住建局把城建档案信息资源一体化建设纳入“智慧城市”数字住建体系，升级完善了城建档案“四网三库（城建档案综合管理信息网、馆内局域网、链接当地政务信息网、链接互联网和馆藏档案数据库、全文数据库、多媒体数据库）”建设，实现与城市公共数据资源互联互通和共建共享。推进城建档案业务工作向在线审批、网上移交和智能查询利用的服务转型，在平台中进行建设工程电子文件的在线收集整理、验收、移交以及接收，实现建设工程档案全过程信息化接收与监管，不断提高城建档案智能化服务管理水平。

启动市县城建档案信息资源一体化建设。2020年，以陵城区作为试点启动一体化建设，聘请专业信息化公司对该区城建档案管理机构网络环境、硬件条件、工作人员计算机水平以及区县一体化需要满足的技术细节进行分析研究，制定计划方案和实施方法，成功将陵城区城建档案数据信息接入市馆综合管理系统平台。2021年，陵城、临邑、乐陵、禹城、齐河先后完成了城建档案信息资源一体化建设，与德州市城建档案综合管理系统实现了五馆联动、互通共享。2022年10月，其余县市先后完成数据对接，德州市全域实现城建档案信息资源互联互通、互查互用。

以“用”为本，增强社会服务功能

城建档案管理一体化以互联网为基础，推进了建设工程档案报建“一网通办”，推动了审批智能化、服务自动化、办事移动化；实现了城建档案信息数据即时性统计、分析以及并入政务信息系统平台，为政府决策提供技术支撑；借助政务云，搭建起横跨互联网、政务网、局域网的智慧城建档案信息资源及安全管理平台，对档案实时在线备份，实现了同城备份及异地备份，保障档案信息资源安全。根据大数据分析，把社会公众感兴趣、需求较大、可向社会开放的数字档案信息，通过在线数据库在线提供利用；实现了城建档案资源的全社会共享共用、扫码即知的“码上办”“即时办”“零跑腿”等服务新举措。实施了地下管线信息管理“千里眼”计划。以“数据更新及时、综合管理到位、数据互联共享、保障城市公共安全”为目标，建立了“谁建设，谁更新，一次更新，多次使用”的城市地下管线动态化更新机制，明确了各相关建设单位、管线权属单位、地下管线专业管理部门的责任和义务，制定了管线查询利用、数据更新、档案移交、数据保密等专业标准、流程以及规章制度，将工作成效形成管理制度予以固化，印发了《德州市地下管线数据应用管理办法》文件，确保地下管线数据准确、安全，实现了地下管线更新数据常态化机制，达到了数据“越用越新”的目标。

（作者系山东省德州市城建档案馆馆长、研究馆员）