从“纸质”到“数字”

本文转自：人民网-广西频道

从“纸质”到“数字”

——蒙象高速二期工程电子文件归档和电子档案管理工作综述

从2018年到2022年，国家档案局先后确定了三批共69个建设项目电子文件归档和电子档案管理试点项目，其中，公路建设项目有18个，蒙象高速二期工程是试点之一，也是广西推荐的首个通过国家档案局验收的建设项目电子文件归档和电子档案管理试点项目。确定为试点之后，蒙象高速二期工程项目自开始便坚持“来源可靠、程序规范、要素合规”的理念，组建党员突击队，全力推进电子档案管理工作，探索出了一条数字化、信息化的高速公路管理新模式。

项目通过自治区档案局竣工档案专项验收。蒙象高速指挥部供图

试点探索 走在全区档案工作前列

贺州至巴马高速公路是《广西高速公路网规划（2018—2030年）》中“横3”线的重要组成部分，蒙山至象州段是其中一段。蒙象高速二期工程全长56.667公里，总投资75.4亿元，项目规模大、工程类别全、档案文件涵盖面广，是较为典型的公路项目。作为新发展交通集团的信息化试点项目，蒙象高速二期工程早在2019年就摒弃了传统的独立业务系统模式，提出了一种覆盖公路工程项目管理业务的总集成架构。项目试图通过研发公路工程智慧管理平台，集成高速公路的主要五大业务板块到一个一体化平台上进行管控，实现了“一平台一账号全管理”的模式。这一创新举措推动了项目建设管理的信息化和数字化转型，为项目电子文件单轨制运行和电子档案单套制管理做好技术准备，也为项目申请电子文件归档和电子档案管理试点项目打下了坚实基础。

蒙象高速二期工程向绿而行。蒙象高速指挥部供图

“我们超额完成了档案试点任务。”蒙象高速指挥部常务副指挥长李盛家介绍，验收专家组给予了高度评价，认为在“打得通”方面，蒙象高速二期工程实现了业务系统互联互通；在“立得住”方面，以需求为导向，形成庞大的数据量；在“走得远”方面，试点工作较为成功，为区内公路建设项目电子文件归档和电子档案管理提供了借鉴经验。2022年3月，在自治区档案局的推荐下，蒙象高速二期工程入选国家档案局第三批试点项目；两年后的12月20日，蒙象高速二期工程顺利通过国家档案局验收。

创新管理 助力高速公路数字化转型

“建设初期，项目信息化业务管理软件面临重复开发、信息孤岛、数据利用不足等难题，影响办公效率。”参与试点工作的工程师卢志远介绍，随着“公路工程智慧管理平台”的研发升级，这些难题得到一一破解，项目打造了拥有自主知识产权、行业前列科技创新的高速公路信息化建设管理平台。平台依据“1+6+N”的设计理念，构建了一个建设管理平台、六大应用系统（计量支付管理系统、投资进度管理系统、质检管理系统、质量安全管理系统、试验检测管理系统、电子档案管理系统）、N个移动碎片化应用（综合管理APP、质量管理APP、安全管理APP），为高速公路各参建单位提供了一个互通、高效的工程管理平台；以工程结构划分“WBS”为纽带，打通了质检、试验、计量、进度、安全等系统的数据关联，打破了各业务间的数据壁垒，通过质检、试验、计量支付等业务与档案的融合管理，实现了电子文件“形成、流转、归档”到电子档案“保存、利用、移交”的全流程管理，相较于传统交通建设领域项目档案管理模式，有诸多优势。

低碳办公 实现环保效益双提升

“以前我们要抱着厚厚的纸质材料跑各单位审核签字，整个流程下来最快也要几个月，自从使用信息化建设管理平台后，只需要几天时间就能完成审核，方便多了。”蒙象高速二期工程计量主管罗美艳感慨。项目系统质保资料、试验检测、计量变更、质量安全巡查、进度管理、OA办公等将近75%的项目文件均可在线上发起和推送，基本实现“无纸化”办公，不仅提高了文件电子化的高速形成和流转效率，还减少了资料打印、传送、签字的工作量，既符合降碳、环保理念，又为项目节约成本近1000万元，助力国家“双碳”目标战略。据统计，目前项目共形成电子档案约82万件、1万卷，节省约100㎡的档案库房及相关配套设施，直接降低成本约670万元，经济效益提升显著。

蒙象高速二期工程象州北枢纽互通。蒙象高速指挥部供图

得益于试点成功的经验，2024年12月26日，蒙象高速顺利通过广西壮族自治区档案局竣工档案专项验收。专家组一致认为作为广西区内首次采用电子文件归档和电子档案系统的公路项目，蒙象高速二期工程大幅降低了档案形成及流传所耗费的时间，有效提升了质检、试验、计量等各类业务原生电子文件形成、归档效率，开创了档案验收的新模式。（苏美祯 卢志远）