数字化背景下机关事业单位档案管理转型要点

刘洋 云南省红河哈尼族彝族自治州个旧市发展和改革局

摘要：本文基于数字治理视角，从技术应用、工作流程和制度调整、人才建设四个方面探讨档案管理转型的工作要点。本文提出，数字化转型实质上是档案管理从被动保存向主动治理的积极转变，要实现这种转变，需避免简单照搬技术方案，要在保护档案核心功能的基础上，对工作流程和制度规范进行优化调整，要守住档案管理的本质要求，推动业务流程的灵活改进，建立更具适应性的管理制度。希望本文的研究能为机关事业单位在技术应用与档案管理规范间找到平衡点，在提升数据治理水平方面提供参考思路。

关键词：数字化背景 机关事业单位 档案管理 管理流程 转型

当前，数字技术在各行各业的深度应用推动机关单位档案管理理念的革新。作为政府重要信息资源的保管系统，档案管理工作在实际转型过程中存在三个认识误区：一是将数字化简单理解为设备升级，没有意识到配套管理模式的创新；二是过分追求短期工作效率提升，反而影响档案作为原始凭证的核心作用；三是未能充分重视公共档案的特殊属性与公共责任。这些认识偏差容易引发档案管理表面化转型。针对上述问题，本文试图改变单纯依赖技术手段的常规研究思路，转而从价值理念与管理实践相结合的维度，建立符合行政组织特点的档案管理转型分析框架，为破解当前转型过程中的形式化难题提供新的思考方向。

一、档案管理数字化转型的价值重构

机关单位的档案管理转型实际上是通过数字化手段提升治理能力的过程。过去的档案管理方式，主要依赖文件实体的纸质特性和层级分明的管理体系，形成以保管纸质文件为核心的工作模式。但随着数字技术的普及，这种传统模式面临多方面挑战：电子文件可以轻松复制的特性，改变了人们对档案唯一性的传统认知；区块链技术的分散式存储方式，对集中管理的传统做法造成冲击；人工智能自主学习能力促使原有分类整理规则调整。由此可见，档案管理的核心正在从实体保管转向数据治理，这种根本性转变要求机关事业单位重新建立管理标准，既要保持档案作为法律依据和历史记录的原始特性，也要充分发挥数据要素在跨部门协作中的重要作用[1]。

二、数字化转型的实践进路探索

(一)数字技术与档案管理的辩证统一

在推进档案管理数字化过程中，需要正确把握技术应用与档案特性的关系。区块链技术的防篡改功能可提高电子档案的可信度，但分布式存储的特点与政府部门对机密档案的集中管理要求存在矛盾。人工智能技术虽然能自动完成分类整理工作，但由于技术黑箱特性可能影响档案管理过程的透明性。因此，机关事业单位在选择技术工具时需遵循基本原则，即既要提升工作效率，又要保证档案作为原始凭证的可靠性。具体实施时，可以建立技术评估机制，例如对新引进的技术系统进行测试，既检查了数据处理速度，也评估了操作过程的可控性，在开放共享与安全保密之间找到合理平衡。

技术架构的设计必须考虑机关事业单位的工作特点。企业常用的数字化方案注重数据流通和价值挖掘，但机关事业单位的档案管理更强调风险防范。因此，机关事业单位需要建立可控开放的技术体系，对于涉密档案，采用独立存储系统进行物理隔离；在公共服务领域，可尝试将区块链技术与隐私计算技术结合使用；针对长期保存需求，则要开发能自主控制的文件格式转换工具。机关事业单位需建立分层级、差异化的技术布局，通过分类管理，既避免过度保守影响工作效率，又防止激进创新带来的数据安全隐患[2]。

(二)业务流程的生态化再造

数字时代的档案管理经历工作模式的深刻转变，过去基于纸质文件的管理流程像工厂流水线，按照“收集材料-分类整理-入库保管-提供使用”的固定步骤推进。现在处理电子档案时，需要在创建初期就完成多个环节的工作，比如记录文件信息、设置访问权限、转换文件格式等。这种变化要求各部门打破工作界限，将档案管理与日常业务紧密结合。例如，业务人员在起草文件时就要按照档案管理规范，档案管理人员则需要提前介入业务流程，把管理要求转化成办公系统能自动执行的规则，使工作人员提交文件时系统自动完成归档需要的信息登记。

流程的调整必然带来责任分工的变化。电子档案管理需要多个部门共同负责，具体来说，业务部门需确保文件内容规范，技术部门保障档案系统安全，档案部门则主要负责制定标准和检查质量。这种分工不是简单的权力转移，而是根据数字办公特点进行的优化升级，各环节既分工明确又紧密配合。要实现这样的转变，需建立新的协作机制：首先，要统一操作标准，比如制定电子文件命名规则和存储格式要求；其次，要明确责任划分，业务人员重点保证内容规范，技术人员专注系统维护，档案人员着眼档案管理；最后要建立沟通渠道，定期召开协调会解决问题。通过此方式，既保持档案管理规范性，又提高整体效率，推动档案管理从过去的“事后保管”转变为贯穿政务运行全过程的“过程管理”。[3]

(三)制度体系的弹性化重构

当前，档案管理制度与数字化管理需求存在不匹配问题。现有法规主要针对纸质档案制定，难以有效应对电子文件法律效力认定、信息标准缺失、跨国数据流通等新情况。改进制度需从三个方面着手：首先，要明确电子档案的法律地位，确保其与传统档案具有同等效力；其次，要建立完整的操作规范，覆盖从电子档案收集到销毁各环节，重点防范长期存储中的文件格式失效风险；最后，要将新型安全技术理念转化为制度规定，比如采用隐私计算、零信任架构。通过制度的优化改进，使档案管理适应数字化发展需求。

调整管理制度时要保留一定的灵活性，规定过于死板会限制技术创新活力，太宽松又容易引发管理混乱。机关事业单位可建立试错机制，在特定范围内尝试新方法，比如测试电子文件单独管理的可行性，或者探索自动化归档技术的适用条件。这种改进不是全盘改变原有制度，而是通过增加灵活条款、允许标准适当调整等方式，让制度既能保持基本稳定，又能适应技术创新。

(四)档案人员的数字化培养

档案人员的数字化培育是实现档案管理数字化升级的重要举措。机关事业单位应制订分阶段的档案人员培养方案，通过系统规划学习内容与时间安排，确保培训的针对性和实效性。机关单位可围绕档案管理相关知识建立数字化共享平台，整合数字化档案管理实践案例与操作指南，制作成电子资料和视频课程供员工日常学习，提升档案人员的数字技术应用能力。同时，可邀请行业专家开展专题讲座，组织跨部门、跨单位业务交流会，促进经验分享与技术交流。此外，机关单位可将考核机制与人员培养结合，建立数字化档案管理考核标准，涵盖工作质量、处理效率、信息安全等指标。定期开展业务能力考核并形成分析报告，明确档案管理人员的工作成效、存在的不足及改进方向。单位可推行绩效考核与奖惩挂钩，对在数字化档案管理工作中表现突出的人员给予表彰奖励，对工作存在疏漏的人员进行督导改进。通过激励与约束相结合的方式，增强档案管理人员的工作主动性和责任意识。

三、结语

机关事业单位档案管理数字化是一个复杂过程，表面上看是技术更新，实质涉及管理模式、权力结构和风险形式的多重改变。推进转型不能简单化，要在技术应用与档案规范、工作流程与制度要求、数据共享与安全保障之间找到平衡点，确保事业单位档案管理成功数字化转型。

参考文献：

[1]刘燕.事业单位档案数字化转型的挑战与对策[J].兰台内外,2025,(02):1-3.

[2]李荣.基于数字化技术的行政事业单位档案管理方法[J].信息记录材料,2025,26(02):175-177.

[3]付伟.机关事业单位干部人事档案管理数字化转型关键思路分析[J].文化产业,2022,(21):13-15.

作者简介：

刘洋，女，汉族，1980年5月生，云南省红河州人，馆员，本科。主要研究方向：档案管理服务、保护修复、信息化。