Excel 提高数据录入效率技巧分享

最近收到一位老同学小竹的求助，老板交给她一份表格，让她登记好公司员工个人信息，喏，就是下图中的这些资料：

为了避免同事在登记信息时，登记的名称不规范，也为了提高录入效率，老板发下来的表格里面，部分数据使用了【数据验证】功能。

❶性别和学历设置了「序列验证」；

❷身份证号和手机号设置了「文本长度」和「出错警告」；

❸家庭地址设置了「输入提示」。

小竹在录入前几列的数据时，效率飞快，但是在录入「学历」时，却遭遇了难题。

想知道她遇到了什么难题，不急，我们先来看下，老板是怎么设置「数据验证」的。看完，你就知道啦~（注意「学历」列的设置哦！）

PS：【数据验证】，即从规则列表中选择，以限制可以在单元格中输入的数据类型。1、数据验证，设置方法

我们先来看看【数据验证】最常使用的功能——「序列验证」。▋性别和学历设置「序列验证」

设置「性别」列：

❶选中「性别」列，单击【数据】选项卡-【数据工具】-【数据验证】-【数据验证】；

❷在弹出的窗口中，找到【设置】，允许选择「序列」，来源填「男，女」，然后点击确定即可。

注意：「男，女」这里必须是用英文逗号分开。

设置「学历」列：

这里的设置和前者操作步骤大致相同，仅有一点不同，即来源填写的是：「小学，中学，高中，本科」。

看到这里，相必不少同学就明白了，小竹遇到的难题到底是什么！

老板为「学历」列设置「序列验证」的时候，没有设置「大专」，但公司恰好有这一学历的员工。

小竹在下拉列表中选择的时候，没有这一选项，手动输入却显示：

如何解决呢？着急看答案的同学可以直接跳到下一节，不急的同学，耐心顺着往下看，有助于教会大家设置一个完整的信息录入表格（强烈推荐）！▋身份证号和手机号设置「文本长度」和「出错警告」

设置「身份证号」列：

❶打开【数据验证】窗口，找到【设置】，允许「文本长度」，数据「等于」，长度「18」；

❷单击【出错警告】，样式选择「停止」，标题输入「身份证号」，错误信息输入「位数不对」（可更改），然后【确定】！

设置成功后，如果输入的身份证号多一位数或少一位数，就会显示：

设置「手机号」列：

这里和设置「身份证」列的操作方法也是相同的，只需要注意文本长度是「11」，【出错警告】中的「标题」和错误信息需稍作修改。

我不说步骤，你也一定会的，对不~▋家庭地址设置「输入提示」

上面的方法都学会了，这里就非常非常简单了！

❶打开【数据验证】窗口，切换到【输入信息】；

❷写明「标题」和「输入信息」，确定！

效果图：

每选中一个单元格，就会出现「提示信息」。2、新增数据，解决方法

这一节，我们就一起来帮助小竹解决难题吧~即：设置【数据验证】后，想要新增数据，怎么办？

解决方法有2种，第一种：删掉「学历」列的「序列验证」。

选中「学历」列，打开【数据验证】窗口，将【设置】中的允许改为「任何值」。

然后就可以输入新的数据了~但是这种方法，需要二次设置【数据验证】，稍显麻烦。

我们来看看第二种方法：在「序列」中新增「大专」字符。

选中「学历」列，打开【数据验证】窗口，在来源中增加「大专」，确定即可。

再次选中「学历」列单元格，就可以在下拉列表中选择「大专」了。

3、总结一下

❶【数据验证】功能可以限制、规范录入的数据类型或值，常用的有「序列验证」、「文本长度验证」、「出错警告」……

❷【数据验证】设置完成后，想要增加新的数据，可以删除【数据验证】或者在「序列」后新增字符。