档案管理工作数字化转型的策略研究

党辉妮 陕西医药控股集团实业开发有限责任公司

摘要：在大数据、云计算、人工智能等技术的推动下，传统档案管理方式已难以满足现代社会对信息高效处理、便捷存储和快速检索的需求。数字化档案便于检索和共享，极大提高了工作效率，降低了人力成本，借助数字化平台，用户可以在任何时间、任何地点访问所需档案，实现信息的即时共享和交流。同时，数字化档案有助于提升档案管理的安全性和保密性，采用先进的加密技术和权限管理可以确保档案在传输、存储和使用过程中的安全，防止信息泄露和非法访问。档案管理工作数字化转型是信息时代发展的必然趋势，对于提高档案管理效率、降低成本、保障信息安全具有重要意义。

关键词：档案管理；数字化；转型策略

一、档案管理工作数字化转型的必要性

(一)大幅提高了档案利用率

首先，档案管理工作数字化转型可缩短信息检索时间。与传统的档案检索方法相比，需要逐个文件查找的耗时过程在数字化档案系统中得以简化。通过关键词搜索和时间筛选等功能，用户可迅速定位所需信息，极大提高了人们的工作效率。其次，数字化转型有助于档案的多重利用。在传统档案管理模式中，一份文档通常只能在一个地方使用，频繁地借阅和查询可能导致其损坏或遗失。相比之下，数字化档案能够同时服务于多个用户，且不会因为重复使用而损坏，极大提升了档案的使用频率和价值。最后，数字化转型能够提高档案管理工作的安全性。数字化档案可通过多重备份和加密存储等方式确保数据安全。此外，数字化档案管理系统还可实施权限控制，确保只有授权人员才能访问相关数据，从而进一步加强档案的安全管理。

(二)有效丰富了服务手段

档案管理工作数字化转型在服务手段上具有显著优势。首先，数字化档案可以实现远程查询与使用。在传统档案管理模式下，研究者和利用者必须在档案馆内进行查阅，一定程度上限制了档案的利用范围和人群。而数字化档案可通过网络进行查询和下载，打破时空限制，使档案可以为更广泛的人群服务。其次，数字化转型引入了自动分类和保管系统。基于先进的算法，系统能够识别档案内容，实现智能归档和索引，不仅提高了档案的整理和保存效率，还加强了档案查询的便捷性和准确性，满足不同使用者的多样化需求。再次，数字化转型有助于档案管理的创新应用[1]。可基于数字化档案开发各种应用程序和服务，如电子展览、地图、时间轴等，为公众提供更丰富的知识获取途径。最后，数字化转型有助于档案管理工作的共享与合作。在传统服务模式下，各档案馆之间的资源互通与合作受到较大限制，而数字化档案可以与其他公共文化服务机构、研究机构等进行数据共享与协作，实现资源的互补和整合，为使用者提供更加完整和系统的服务。

二、档案管理工作数字化转型策略分析

(一)积极应用开放共享发展理念

数字化时代下，档案数据可开放共享，并具有如下特点：首先是零距离。档案部门可利用远程设备和用户沟通，了解用户的需求为其提供个性化服务，为提升信息利用率做好准备。其次是开放性。档案资源数据共享面向的不仅仅是档案馆，当中有不少用户是非档案管理领域的人员，对传统管理模式带来了较大挑战。最后是去中心化。档案馆在数字化时代下，可通过计算机技术实施分布式管理，公众利用第三方平台搜索资源，可为档案的高效管理提供良好条件[2]。总之，在传统档案管理模式中，会出现不匹配新时代发展理念的问题，使得档案管理质量难以获得有效提升。与此同时，等级制管理的实施，会让档案信息难以实现高度共享。因此，优化共享建设极为重要，档案管理部门必须高度重视此项工作，充分利用数字化优势来收集完整的档案信息，加快推进档案信息体系建设工作。

(二)构建档案全文数据库

档案全文数据库的建立涉及档案数字化、数据库构建、信息检索技术、数据安全和隐私保护等多方面的技术和管理问题。档案全文数据库的建设始于档案的数字化，这一过程包括对纸质档案的扫描，电子文档的格式化处理，非文本档案如照片、音视频资料的数字化转换等。这些操作需确保档案信息的完整性和可读性，同时考虑长期保存的需要，还应采用符合国际标准的档案数字化格式，以保证数据的持久性和兼容性。档案全文数据库的构建涉及数据库设计和管理信息系统的开发[3]。在此过程中，需结合档案管理的特点，设计出能有效管理大量档案数据的数据库架构，包括但不限于数据表的设计、数据关系的构建、索引策略的制定等。

数据库管理信息系统则应具备强大的数据处理能力，支持多种数据类型的存储，同时提供灵活、高效的数据查询和报告功能。信息检索技术在档案全文数据库中扮演至关重要的角色。有效的信息检索技术可大幅提升档案信息的检索速度和准确性。这包括但不限于全文检索、关键词索引、分类检索等多种检索方式；此外，引入人工智能和机器学习技术，如自然语言处理、模式识别等，可进一步增强档案信息检索的智能化和精准度。数据安全和隐私保护是档案全文数据库建设中不可忽视的方面。随着数据泄露和网络攻击事件的增多，确保档案数据的安全性变得尤为重要。

(三)档案著录的“数据化”

档案著录的数据化，即将传统的档案著录过程转化为电子化、自动化的数据处理过程，这一转变涉及档案描述标准的制定、元数据的管理、信息技术的应用等多个层面。首先，制定和采用统一的档案描述标准是数据化著录的前提。这需要基于国际通行的档案描述规范，如国际档案描述标准、欧洲技术评估等，确保档案信息的标准化和规范化，以实现档案信息的有效组织和索引；其次，元数据管理在档案著录的数据化过程中扮演至关重要的角色。元数据不仅记录档案的基本信息和内容摘要，还包括档案的创建、存储、访问和维护等全生命周期信息。因此，构建高效的元数据管理信息系统，是实现档案信息快速检索和高效管理的关键。在实施档案著录数据化的过程中，需深入考虑信息技术的应用[4]，包括档案数字化扫描、电子档案管理信息系统的开发和应用、云存储技术的利用等。档案的数字化扫描不仅提高了档案信息的可访问性，还有助于长期保存；同时，开发和应用电子档案管理信息系统，可实现档案信息的高效组织、管理和共享；此外，随着云计算技术的发展，利用云存储技术进行档案数据的存储和备份，不仅提高了数据的安全性，还增加了数据存储的弹性和扩展性。在档案著录数据化的过程中，还需注意数据安全和隐私保护。随着大数据技术的广泛应用，数据安全和隐私保护成为档案管理中不可忽视的问题。因此，在档案著录数据化的过程中，须严格遵守相关的法律、法规，确保档案数据的安全和个人隐私的保护。

(四)建立档案大数据平台模型

档案大数据平台模型的构建旨在实现档案资源的最大化利用，提升档案管理效率和档案信息服务的智能化水平，主要涉及从分散的档案信息源中收集数据，包括文本档案、电子记录、图像资料等不同形式的档案内容。在此过程中，需采用先进的数据抽取、转换和加载技术，确保不同来源、不同格式的档案数据能高效汇集到统一平台，并进行标准化处理，以便后续的统一管理和分析。

数据存储是档案大数据平台模型构建的重要组成部分，要求平台具备高容量、高可靠性的数据存储能力。在实践中，通常采用分布式存储系统，如Hadoop分布式文件系统，来存储海量的档案数据；同时，考虑数据的长期保存和访问需求，还需采用有效的数据备份和灾难恢复机制，保障数据的安全性和持久性。数据分析是档案大数据平台模型的核心功能之一。利用数据挖掘、文本分析、机器学习等技术可从海量档案数据中提取有价值的信息，为档案管理和使用提供智能化的决策支持。借助分析历史档案数据，可揭示档案使用的趋势和模式，为优化档案信息服务提供依据。数据共享和保护是构建档案大数据平台模型时须考虑的重要方面。数据共享机制需保障不同用户对档案数据的访问和利用，同时保持数据的准确性，包括实施严格的数据访问控制、加密传输和存储、监控与审计等措施，防止数据泄露和非法访问。

三、结语

总而言之，档案管理必须顺应数字中国建设发展要求，积极开展数字化建设工作。从如今的档案管理数字化建设工作实况来看，虽然相比于传统档案管理模式，已大幅提升管理效率，但还存在诸多问题，具体的实践成效和预期差距较大。因此，各相关部门应转变自身认知，提升对档案管理数字化发展的重视度，不断优化组织架构，加大数字化转型资金投入力度，定期维护与更新数字化设备，积极开展数字化管理人才培养工作，更好地满足数字化发展需求，为确保档案数字化建设质量创造良好条件。

参考文献：

[1]张硕.数字化转型背景下建设项目档案标准体系建设研究[D].郑州航空工业管理学院,2022.

[2]阳东丽.浅析信息化时代的档案管理体系改革[J].今日科苑,2022,(04):9-15.

[3]陈洁.数字化时代的企业人力资源管理转型分析[J].中国中小企业，2022,(04):169-171.

[4]陈文惠,王文强.企业电子档案管理的问题及改进措施[J].机电兵船档案，2021,(06):56-58.

作者简介：

党辉妮，女，汉族，1985年2月生，陕西富平人，本科学历，研究方向：档案管理，就职于陕西医药控股集团实业开发有限责任公司。