上海闵行：解锁数字档案里的民生“密码”

本文转自：人民法院报

数字赋能，审执工作提质增效

上海闵行：解锁数字档案里的民生“密码”

当事人正在使用“数字档案资源中心”的档案查询功能进行在线阅卷。 资料图片

上海闵行区法院与闵行区档案局签署“民生档案”数字资源共享协议。顾颖婷 摄

从原来的大排长龙，到如今的“一键出库”；从原来只有10平方米的阅卷室，到如今集五大功能区为一体的现代化资源中心……上海市闵行区人民法院深入学习贯彻全国两会精神，通过“高效查”“有序管”“深度用”的“三部曲”，打造全市首个“数字档案资源中心”，初步实现各类档案资源的数字化集成和共享利用。

高效查 61万卷实体档案一键出库

在法院，有一个场所虽不起眼，却非常重要，它就是阅卷室。

阅卷室是调阅卷宗的专门场所，当新案和前案有关联或当事人上诉时，当事人或代理律师往往需要用到前案或一审中的证据及庭审记录，就需至阅卷室中查档阅卷。

据统计，仅2023年，上海市闵行区人民法院阅卷室就对外接待阅卷4100余人次，查档阅卷数量达7000余卷。该院原来的阅卷室空间较为狭小，只有不足10平方米，经常人头攒动。

根据传统查阅流程，当事人或代理人需提前在系统上预约，并于阅卷当天携带身份证明材料，经工作人员当场核对无误后，按指定时间和内容查阅档案。

“有时候查个档案要排好久的队。”“如果碰到卷宗在档案局，当场没法查阅，那就更耽误事了。”不少当事人和代理律师反映。

如何破解阅卷程序繁琐的问题，全面提升档案使用效能？2023年初，闵行区法院开始着手启动打造“数字档案资源中心”，从技术突破入手，启用最新的档案存储技术，通过新型无人智能库房将全院近十年61万卷的实体档案收集入库，无论是当事人还是法院干警都可以通过输入基础信息，实现档案借阅的“一键出库”。截至2023年底，闵行区法院“数字档案资源中心”初步建成。

经过不断升级，目前，“数字档案资源中心”已支持当事人通过线上线下多种方式进行档案查询，当事人可通过随身码、电子身份证等方式进行身份认证，还可以利用电子档案二维码“一键下载”功能，在手机端查看电子档案材料。

“如今来闵行区法院查档阅卷，不仅渠道多了，效率也更高了，法院的数字化措施真正满足了我们的需求，值得点赞。”闵行区人大代表、闵行区律师工作委员会主任周郁生告诉记者。

有序管 海量数字档案资源互联互通

精准、高效地查询，仅仅是合理利用档案资源的第一步，如何实现数据的互联互通，进一步让数字档案深度服务于民生需求，是激发数据价值的关键。

围绕档案归档超期、关键材料不完整、档案借阅情况无法实时更新等问题，闵行区法院汇集数据，联通系统，打造了集“实时归档统计、智能验卷问题分类、单套制电子归档实况、超期归档预警、智能库房实时进出库情况、档案借阅情况统计、非诉档案情况”为一体的大数据可视化平台。目前，该平台可对61万卷诉讼档案、文书档案进行实时动态监控。

随着“数字档案资源中心”档案借阅功能的应用日益增多，闵行区法院发现了一个新问题，原来的阅卷室和档案馆位置较为分散，调阅卷宗往往需要花费很多等候时间。调卷需求旺盛的日子，阅卷室门前的走廊里常常会排起长队。

为了一站式解决老百姓的查询、阅卷、调档问题，闵行区法院将阅卷接待区、采集服务区、电子档案光磁库、智能库房区、特藏展示区等五大功能区域集中布置在了一楼阅卷大厅，大幅提升档案资源管理效能。

“数字档案资源中心的整合能够实现多个数据之间的共享，促进民生档案资源的合理利用，为政府提供政策服务，为社会公众提供文化和社会生活监督等服务。”时任闵行区法院办公室副主任、数字档案资源中心项目负责人何燕萍颇有感触。以问题为导向，依托数字赋能，闵行区法院真正实现了让当事人查档阅卷更高效、更便捷。

据悉，继闵行区法院建成全市首家“数字档案资源中心”后，由上海市高级人民法院打造的“上海法院司法信息（数字档案）资源中心”也已于今年2月落地并投入使用，为全市法院进一步优化司法档案服务民生工作提供统一指引和坚实保障。

深度用 婚姻诉讼档案资源共联共享

在完成内部应用场景的梳理后，闵行区法院开始探索数字档案资源与外部需求的精准对接，以最大化发挥数字档案中心的技术优势，让数字赋能真正回应民生需求。

闵行区法院在深入调研中发现，在民生档案查询中，婚姻类档案的查询需求很大，占比近70%，多年来一直位列上海市政府“一网通办”民生档案查询首位。然而，目前离婚生效判决书虽已纳入上海市的民生档案服务平台中，但查询仅显示当事人涉诉条目，不能点击查询生效裁判文书的全文内容。如果能够与辖区档案馆实现档案共享共联，实现离婚判决书在本市民生档案系统一键查询获取功能，便可以打通司法档案向民生档案转化的壁垒，为群众提供更加便捷和高效的档案服务。

在多地多次走访调研、召开座谈会与论证会，了解群众真实需求，全面客观分析破题可行性后，2023年11月23日，闵行区法院与闵行区档案局正式签署“民生档案”数字资源共享协议，以数据共享的方式建立本区离婚诉讼电子档案便民服务机制。正式将离婚裁判文书纳入“一网通办”民生档案查询公共服务。

在完成了多个数据库系统联通之后，数字档案资源中心最终实现了将2014年以来6000余份离婚生效裁判文书，以电子档案的形式单套制归档给闵行区档案馆，并建立婚姻类的专题档案。截至目前，当事人可以在全市各区社区事务中心共222个网点查询到闵行区法院离婚案件裁判文书。

“闵行区法院数字档案资源中心为完善专业档案管理和利用，作出了有益的实践探索。”上海市档案局业务指导处副处长、全国档案工匠型人才胡正秋对此表示肯定。

“司法档案的数字化，是‘数字法院’建设的应有之义，是时代给予我们的新课题。”闵行区法院党组成员、副院长何云表示，“民生档案的管理和利用归根到底要落脚于服务上海法院的高质量发展、现代化转型，最终为人民群众服务。”

据了解，未来，闵行区法院将持续深化数字档案资源中心的开发利用，深度融合信息技术与司法规律，持续扩大档案资源管理的精度、深度和广度，进一步加快档案新技术的深度应用，加强区域联动的广泛性，实现民生档案的跨区域资源共享，为社会公众提供更多便民化、智能化的司法服务。