基层干部人事档案信息化管理实践研究

彭洪梅 内蒙古自治区兴安盟突泉县委组织部

信息化管理方式为解决基层干部人事档案管理中存在的材料分散不全、审核认定周期长、信息共享不畅以及存储管理不规范等问题提供了新路径。但现阶段的基层干部人事档案信息化管理实践面临着新问题、新挑战。如何既用好信息技术、逐步提升档案管理的效率和效果，又更好地管控信息化管理风险、确保档案信息的安全，是基层干部人事档案信息化管理需要重点思考和解决的问题。对此，本文从完善制度体系、优化管理流程和充实信息化人才队伍三个维度加以探索。

一、完善制度体系

基层干部人事档案信息化管理需要明确的流程和详细的规则。档案管理单位要结合档案信息化管理实际，不断完善配套制度体系，确保各项操作既规范又合理。

首先，健全制度内容体系。档案管理单位应把制度建设作为基层干部人事档案信息化管理的基础性工程。依据相关法律法规，围绕干部档案接收、材料转递、查借阅、数据更新等信息化管理的主要环节完善相关制度。例如，制作转档登记簿、收转材料记录等表册，使每一步操作都有章程可依、有痕迹可查，真正做到“室内有制度、管理有簿册、查阅有记载、转递有回执、管理有专人、全天有监控”。这不仅可以细化基层干部人事档案信息化管理的行动标准，也可以有效堵塞档案信息化管理中的漏洞，最大限度避免材料缺失不全、流转不规范等情况的发生。

其次，制定具体操作规程。除持续健全制度内容体系外，档案管理单位还应结合基层干部人事档案信息化管理的实际情况，同步制定数字化采集、扫描录入、影像质量控制、数据校验、电子归档和档案安全保护等方面的具体操作规程，使档案信息化管理有统一的流程和操作标准，减少因操作不规范而引发的管理风险，保障档案管理更加安全、可靠和稳定。

二、优化管理流程

与传统纸质档案管理模式不同，信息化管理主要以信息技术为支撑，以信息管理为核心。在基层干部人事档案信息化管理工作中，应以信息化管理为目标导向，对原有的档案管理流程进行优化升级，以满足信息化管理的需要。

第一，以信息化思维重塑管理链条。档案管理单位应结合信息化管理实际，对基层干部人事档案管理流程进行全面梳理和重新设计，重点围绕源头、审核、整理、查阅等环节形成统一、明确的流程规范。材料收集环节，宜采取联系协调有关单位与督促本人查找相结合的方法收集基层干部的信息。同时，紧紧围绕“三龄两历一身份”材料进行查漏补缺。对检查中发现的缺失材料，要进行逐人登记、逐条补充，并安排专人负责催收。对于重要认定材料，应采取多方查证补充的方式，从源头上保证档案材料的完整性和真实性。整理归档环节，应通过建立统一的数字目录体系，对扫描、命名和分类等关键步骤设定统一的标准，确保整理流程规范一致。对于纸质档案，在整理完成后要通过转录的方式同步生成电子档案，并由信息化管理平台进行影像清晰度和目录匹配度的自动校验，确保归档内容完整、清晰、标准，杜绝档案“带病入库”。查阅利用环节，要借助信息化平台实现查阅申请、权限审核、材料查看和回执反馈等线上操作，并详细记录查阅轨迹，实现“谁查阅、查了什么、如何使用”全流程可追溯，提高档案资源利用率和档案内容管理的安全性。

第二，围绕新流程抓具体落实。在优化流程后，应更新《基层干部人事档案信息化管理手册》，对每个环节“谁来干、怎么干、干到什么标准”进行详细的补充说明和指导，确保相关人员熟悉流程、具体操作方法以及最终应达到的效果，将新流程真正落实到工作中。同时，根据新的信息化管理流程对档案管理系统进行优化，通过节点控制和权限设置实现系统操作流程的规范、顺畅和安全。

三、充实信息化人才队伍

基层干部人事档案信息化管理需要懂技术、会操作、能维护的技术人才作为支撑。为避免因技术人员短缺造成的信息化管理落后问题，档案管理单位应不断强化信息技术人才的引进和培养，通过补齐数量、提升能力和强化保障等措施，建立一支业务娴熟、爱岗敬业、技术水平高的人才队伍。

首先，聚焦岗位需求，引进匹配度高的技术人才。针对基层干部人事档案信息化管理中存在的系统维护、数据治理、网络安全等专业问题，通过定向招聘的方式补齐专职档案员短板，确保关键技术工作“有人能干、有人会干”。

其次，强化信息化技术培训，满足全流程技术人才需求。考虑到现有人员虽熟悉档案管理政策和业务流程，却缺乏信息化管理思维、技术和能力的情况，档案管理单位应聘请专业技术公司对现有档案管理人员进行基层干部档案信息化管理系统操作流程、功能使用、注意事项等方面的专项培训，使其从“会档案管理”逐步转型为“既懂档案管理又懂信息技术”的综合性人才。

最后，开展单位间互查互学，推动有益经验快速推广。在基层干部人事档案信息化管理过程中，档案管理单位应定期组织与其他单位之间的互查互学，现场交流档案信息化管理的技巧和经验，提高现有人才队伍的信息化管理技能水平。此外，要通过“比、学、赶、超”的良好氛围，激发档案管理人员立足本职岗位进行技术学习与应用的积极性。

信息化管理是推动基层干部人事档案管理模式转变的重要路径。实践中，应围绕档案管理实际，完善制度体系、优化管理流程、充实信息化人才队伍，为基层干部人事档案管理工作的提质增效提供强劲动力。