以体系化建设为抓手 推动民政档案工作高质量发展

王格格 民政部档案资料馆

民政档案作为国家档案资源的重要组成部分，详实记录了各类民生工作的全过程，是传承民政事业发展脉络、维护群众合法权益、提升民政治理效能的核心载体。做好新时代民政档案工作，必须将“四个体系”建设要求落实到民政档案工作中，以体系化建设破解发展难题，推动民政档案工作高质量发展。

一、找准政策制度体系定位，以治理体系筑牢归档根基

民政档案的核心是对民政业务全流程的“兜底记录”，其政策制度设计必须嵌入民政政策体系，才能实现对民生建设的全过程覆盖。

民政档案治理体系建设要聚集“三细化一完善”：

其一是细化归档范围与保管期限表。立足民政业务流程、职能职责划分、机关日常运转，结合民政领域重点业务，明确业务部门、经办人员、档案部门三级归档责任与材料清单，制定个性化归档范围，解决政策“上下一般粗”问题。

其二是细化归档责任机制。建立兼职档案员队伍，构建闭环管理机制，推动归档职能从被动转向主动。

其三是细化整理操作规范。将档案管理要求转化为操作细则，让业务人员“照方抓药”，同步提升归档效率与规范化水平。

其四是完善政策落实机制。档案部门前置服务，在政策制定阶段嵌入档案管理要求，将档案管理纳入政策考核指标，确保民生政策实施过程可追溯。

二、找准服务保障体系定位，以资源体系赋能为民实践

民政档案是服务群众的“源头活水”，资源体系建设必须聚焦“应归尽归”，实现与民生需求和业务发展同频共振。

民政档案资源体系建设需突出三个重点：

其一是适配载体形态创新。在坚守纸质档案安全底线的基础上，拓展电子、声像等新型载体收集渠道，构建“全载体覆盖、全类型归集”的民政档案资源库。

其二是对接业务发展需求。围绕积极应对人口老龄化等重大部署，重点加强新兴领域档案归集，持续完善传统民生档案资源。

其三是提升服务指导效能。构建“线下培训、线上答疑、案例示范”指导体系，帮助业务人员精准掌握归档要求与操作规范，实现档案收集与业务开展“三同步”。

三、找准监督管理体系定位，以安全体系守护核心价值

民政档案涵盖群众敏感信息，安全管理直接关系群众权益与社会稳定，必须构建“人防、物防、技防”三位一体防控体系，将监督管理贯穿档案工作全流程。

民政档案安全体系建设要做到“四个严格”：

其一是严格落实安全责任。遵循“三管三必须”原则，将档案安全纳入民政安全整体布局，加强汛期、重要节日值守，保障档案实体与信息双重安全。

其二是严格落实安全制度。健全风险排查治理机制，定期开展安全隐患排查，制定突发事件应急预案并开展演练，提升风险处置能力。

其三是严格把控质量关口。落实“源头、环节、数量”三核对标准，从源头杜绝虚假档案、残缺档案入库。

其四是严格履行监管职责。加强业务指导，推动安全管理向基层延伸，压实安全责任，提升系统整体安全管理水平。

四、找准社会参与体系定位，以利用体系拓展利用效能

民政档案具有鲜明的群众性，要打破封闭管理，构建多元参与的利用体系，让档案资源“活起来”。

民政档案利用体系建设要打造三大平台：

其一是民政文化传播平台。联合高校、党史部门挖掘民政历史档案资源，梳理民政事业发展脉络，依托红色档案开展宣传活动，传承民政红色基因，展现民生保障发展成就。

其二是便民惠民服务平台。联动公共服务机构，优化档案利用流程，推动婚姻登记、低保审批等高频民生档案“跨省通办”，提升服务便捷度。

其三是声像档案拓展平台。拓宽养老服务、慈善捐赠等领域声像档案来源，通过短视频、专题片等形式宣传民政工作成效，凝聚社会共识。

五、找准民政现代化体系定位，以数字转型激活发展动能

传统档案管理模式难以适配民政数字化改革，要以信息化、网络化、智能化为核心深化转型，推动档案工作与民政数字化改革深度融合。

深化民政档案信息化改革需抓好“三个统筹”：

其一是统筹线上线下规范，健全电子档案管理标准。制定民政电子文件归档与管理标准，明确电子档案与纸质档案的衔接要求，规范电子签名、电子印章的归档使用，实现“线上线下统一管理”。

其二是统筹系统功能建设，推动数据协同联动。依托民政业务系统，嵌入归档模块，完善档案数据管理功能，实现档案系统与业务系统数据协同联动。

其三是统筹存量增量转型，构建数字化发展格局。推进婚姻登记、低保审批、特困人员救助供养等存量纸质档案数字化转换，严格落实数字化加工质量验收标准；同步探索增量电子档案单套制管理，加强专业领域电子档案的规范性建设，健全电子档案长期保存与安全防护机制，形成“存量数字化、增量电子化、管理智能化”的转型格局。

参考文献：

[1]郭英.认清新形势适应新常态主动做好民政档案工作[J].山东档案,2019,(06):58-60.

[2]颜娇,漆小琴.档案编研工作如何赋能民政工作高质量发展[J].中国民政,2025,(09):16-17.