浅谈新形势下企业档案管理创新

王丽 河南大有能源新安煤矿

档案管理是企业生产、经营等各项工作规范性管理的基础与前提。作为企业管理工作者，必须充分认识到档案管理工作在企业生存发展中具有基础性作用和保护企业知识产权的作用。长期以来,部分企业对档案内容和工作范围的理解偏于狭窄，思维不够开阔，工作不够创新。对于各级各类档案的管理工作没有一种超前管理的意识，没有将档案工作渗透到各个环节之中。企业应完善制度建设，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关。从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作系统化、规范化、标准化。档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。如今，国有企业中档案管理已成为日常管理的一个子系统。企业的文书资料、财务报表和人事档案等等，都要求比较完整和真实地保存下来，为日后工作需要提供历史证明。档案管理成为企业生产、经营等各项工作规范性管理的基础与前提。作为企业管理工作者，必须充分认识到档案管理工作在企业生存发展中具有基础性作用，并运用创新思维做好新时期档案管理工作。

一、档案的重要性

档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和基础性工作，是与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面发挥着重要的作用。建立一套适应本公司业务特点、体现本公司规范化和科学管理水平的档案体系，是企业必须做好的一项基础性工作。它将为企业各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对避免和抵御各种风险起到备份作用。

档案是企业的无形资产，其价值在于档案内容中所蕴含的史料价值。档案是企业在各项工作中形成的真实历史记录，不仅记录了工作和活动的历史过程，而且记载了积累的经验，是企业重要的知识资源。企业档案的建立，不仅要求做到完整、准确、系统，更要扩展思路，将企业当前生存和发展急需的各种资料和信息等及时整理归档，经过深度编研纳入本企业知识管理体系之中。面对日益剧增的、动态的电子文件和对档案信息的大量、及时的需求，档案“保管员”并不能充分实现现代档案管理目标，档案管理者必须成为知识的提供者，即从档案实体保管员转变为档案管理者、知识提供者及决策咨询者，这样才能满足企业发展的需要。因此，做好档案管理工作是一项重要的任务。

二、档案工作的现状

进一步增强做好档案管理工作的自觉性，尽快突破档案初级保管的单一的功能，在规范档案管理的前提下积极拓展档案信息资源，这是当前档案管理工作的一个重点。目前，一些单位的档案管理是将平时上级下发的文件、公司内部发文和签报进行收集，于当年年底、次年年初再次筛选，将上一年度的文件分类装订保存，简单地将行政、党群、人事、经营管理和综合业务管理制度集中起来，基本处在档案管理的初级保管阶段。

当前档案工作存在的问题：

对档案工作重要性认识不够。档案工作相对于前沿的业务工作而言，是幕后服务性工作，容易被领导忽视。对档案工作重视不够的主要表现是：档案工作在个别单位领导心目中地位不高；对档案工作人、财、物投入不够；档案工作人员的待遇得不到应有的保障。

基础设施差。一是档案室条件差、面积小、容量饱和。二是档案的收集不够完整。三是文件材料把关力度不够，损毁严重。

档案人员不稳定，素质有待提高。主要表现是：个别单位档案人员经常变化，新人员需要较长的熟悉和适应过程，不利于档案工作的深入开展；个别单位人员变换时，工作交接不规范，在一定程度上影响了档案的完整性；档案人员忙于日常工作较多，在工作创新上不够。

档案管理质量和利用效率有待提高。档案管理的高质量可以保障档案利用的高效率，但近年来调查发现，档案管理质量和利用效率还有待提高，主要表现为归档分类不够合理，保管期限划分不够准确，有的注重文件的归档，对重要或相关材料的归档重视不够。

档案管理是对档案资料进行收集、整理、组卷、移交、编目、保管、检索、利用和信息开发的工作，是一项管理性工作。一个现代化的企业，档案管理应做到管理水平专业化、文件材料规范化、归档程序制度化、数据管理现代化、服务利用人性化。只有这样，才能使档案信息得到充分利用，才能真正体现档案的价值，实现档案为现实服务的根本目的。

三、新形势下档案工作的创新

随着信息技术的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前，档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。

转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理。传统的档案管理，是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主，完成收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的客观环境，现代技术使得传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化才能真正实现它的价值，为经济发展、科技研究、社会服务等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务。它能创造社会效益和经济效益，成为未来信息社会宝贵的战略资源。