精益转型显担当，服务升级更高效

本文转自：人民网-山东频道

2023年，山东济宁市烟草专卖局办公室持续提升全市系统办公室工作质效，更好的助力了企业高质量发展和现代化建设大局，有力彰显了“政治属性、综合属性、服务属性、精益属性”。政务保障和服务统筹水平不断提升，在档案管理标准化、规范化上真抓实干、勇于作为。

夯实基础，档案管理更精细

“每年的一季度是档案管理员最忙的时候，办公室作为档案管理部门，就要开始组织全市档案管理员收集上一年度的档案资料。”山东济宁市烟草专卖局办公室档案管理员林琳说。‘我们科室活动的照片还需要存档吗？’‘我个人的荣誉自己知道不就行了吗？’……在资料收集过程中，我经常接到这样的电话。

针对这些问题，山东济宁市烟草专卖局办公室自2022年开始在档案资料收集上发力，通过打破以往档案资料被动收集的传统模式，制定《关于开展年度档案收集的通知》，下发《档案收集名录》，明确了规定需归档事项和归档范围，将档案管理部门的被动等资料变成了具体业务部门的主动交资料。同时，她们还实施档案归档接口识别，梳理了机关各部门工作流程，针对需要资料归档环节，在流程最后一步全部加入归档节点，关联档案管理工作流程，确保了流程和实际工作的匹配性。

通过这种边开展工作边整理档案的方式，山东济宁市烟草专卖局办公室夯实了档案管理工作基础，避免了事后补资料、痕迹化资料丢失等问题的出现，保证了档案整理的及时性、有效性和完整性。

持续优化，档案管理更规范

“当档案收集完成之后，我们就会开始归档鉴定工作。”办公室副主任林春说。“传统的归档鉴定是对承办部门、单位提报的拟归档资料进行判断，确定是否需要存档，剔除没有保存价值的文件资料。这种鉴定虽能保证大类别、大项目档案的齐全，却不能保证具体项目详细资料的齐全性。”

针对如何保证收集来的文件资料符合档案归档的工作要求这个问题，山东济宁市烟草专卖局办公室多次召集全市系统档案管理人员进行深入探讨，最终决定在归档鉴定流程增加全面核对资料环节。

山东济宁市烟草专卖局办公室先后开展邀请全市范围十余名档案管理员开展多次头脑风暴，确定了“五个来源”核对法，针对每一个类别档案制定核对依据，即：针对文书档案，根据办公系统文件目录清单及外来收文登记表进行核实；针对会议资料，根据计划内会议、计划外会议和会议审批手续进行核实；针对“一项一卷”资料，根据年度采购计划结题项目进行核实；针对合同档案，根据办公系统中用印申请进行核实；针对影像资料，根据年鉴“大事记”和内部网站进行核实。

“通过这种核对方式，档案管理员可以第一时间发现应归档但未归档的档案资料，及时告知部门重新提报，确保归档资料的完整性、准确性。”办公室文秘封心峰说。

流程优化，档案管理更高效

“所有档案资料归档完毕之后，接下来就要整理入库。”办公室综合管理员陈凤敏说。“以往这个时候，我们办公室总会遇到各基层单位、各部门反馈过来的问题。像：文书档案是用‘三点一线”装订好还是用不锈钢钉好、决策性会议资料和会议纪要能不能和其他资料放在一起、合同档案需要收集哪些资料、影像档案的光盘说明都需要标注哪些信息’等等。”

在档案整理入库阶段，山东济宁市烟草专卖局办公室在按照行业档案标准做好“规定动作”的基础上，在流程中创新“自选动作”，制定了《档案整理细则指导书》，对文书档案、合同档案、照片档案、实物印章和荣誉档案等不同类别档案资料的整理细则进行了详细描述。“我们明确了整理标准和入库步骤，实现整理标准和入库步骤‘双统一’，提升了全市系统档案管理的规范性、统一性。优化档案管理工作流程后，这些问题都得到了有效解决。”办公室创新管理员程斐说。

与此同时，山东济宁市烟草专卖局办公室还在档案整理入库流程优化节点进行了创新，实现了实物档案、照片档案、文书档案的关联。以前如果需要档案室提供曾经获得的荣誉实物照片和文件资料，档案管理员需要拿着相机去荣誉室拍照，再去综合档案室查阅文书档案。现在，他们只需要在电脑里依次查找相关文件夹，所有资料就可以轻松找到，提高了查找和利用效率。

通过流程优化，山东济宁市烟草专卖局提升了档案管理质量，构建了一套可遵循、可推广的档案管理体系。在山东省档案工作标准化验收中，山东济宁市烟草专卖局被评为省级档案标准化测评示范单位。

“开展流程建设的目的，就是将成熟的经验固化成标准，并予以推广。我们借助流程优化，将档案工作经验固化成标准流程，直接在全市系统推广使用。下一步，我们将持续优化流程，细化措施，推动全市系统档案管理工作高效化、数字化、智能化，实现档案管理工作水平整体提升。”山东济宁市烟草专卖局办公室主任徐彦勇说。（张正坤）