excel技巧——基于趋势的格式处理

Excel作为数据处理的强大工具，同时也提供了诸多数据可视化的功能，其中一个重要的功能就是条件格式，而在条件格式中又可以分成不同的类别，本期我们就来简单介绍一下基于趋势的条件格式的应用，看看这些应用是如何让我们的数据表格更丰富！

在一个数据集中，我们可以通过基于趋势的条件格式来比较这些数据，大体上按照数据的值进行排名，结合一些类似图表和图标等来展示。以下的案例是关于废物管理的数据，在Excel的处理下，我们来看看这些数据的趋势与异常。

01条件格式之“色阶”

我们首先来看一下“Resourcerecoveryandrecyclingrates”的数据表格。选中“Landfill”一列的数据，即E29至E36单元格区域，点击“开始”选项卡下的“条件格式”，在下拉选单中，前两个是关于基于值的条件格式，我们在下一期中会着重介绍，而我们这里主要了解下面三个条件格式：数据条、色阶和图标集。

在“Landfill”列数据中，我们会应用“色阶”这一条件格式，例如选择“红-黄-绿”这一色阶，分别对应数据值由高到低的趋势。

“色阶”不仅可应用于某一列或某一行的数据，也可以应用于数据块，例如“ResourceRecoveryRatesbyRegion”表格中的C17至H24单元格区域，应用了“绿-黄-红”色阶。

“色阶”的一个潜在短处在于有的时候，会让数据看起来显得过于“紧密”，不够直观。我们来看一下“数据条”这一条件格式。

02条件格式之“数据条”

我们先清除一下C17至H24单元格区域的条件格式，先选中该区域，在“条件格式”下点击“清除规则”，在清除规则时有两个选项，可以“清除所选单元格的规则”，或者“清除整个工作表的规则”。在此我们选择并点击第一个。

清除该区域的色阶条件格式后，我们选择“数据条”中某个格式，根据实际需要进行选择即可。

“数据条”的应用就好比是图表中的条形图，数据值大的占据单元格的位置更多，反之则更少。

我们还可以调整单元格中的数据位置和大小，如将数据全部放在左边，大小适合于“数据条”。

03条件格式之“图标集”

关于“图标集”的应用，我们可以将其直接置于数据所在单元格中，也可放在单独的单元格中，我们以“CACG”列的数据为例，在其右侧的一列，将数据拉取过来。

在选中J17至J24单元格区域时，选择“图标集”下的“3个三角形”这一图标集。

一般情况下，会根据数据个数的多少和大小进行图标的设置，不过在这里我们想要对此默认的设置进行调整，同时也将图标后的“#”取消显示。

数值为正的显示绿色的三角形，为负的显示红色的三角形，不变的则显示为长方形。点击并打开“管理规则”对话框。

在“显示其格式规则”处，我们可以选择不同的范围，若选择“当前工作表”，则在下方会展示当前工作表中所应用的所有条件格式。

选择“图标集”格式规则后，在点击并打开“编辑规则”对话框。

在“编辑规则”时，我们可以再次根据需要选择“格式样式”、“图标样式”等。不过这里我们主要调整的部分在于“类型”以及范围“大于”还是“大于等于”。另外当我们勾选“仅显示图标”后，单元格中就不会显示对应的数据值。

在点击“确定”后，会回到“编辑规则”对话框，再次点击“确定”后即可应用调整后的“图标集”条件格式。

以上基于趋势的条件格式的应用与设置，你学会了吗？下一期我们会介绍基于数据值的条件格式，敬请期待！