基于信息化背景下档案管理工作创新研究

吴建利 中共滨州市委党校(滨州行政学院)

一、档案管理工作创新的意义

(一)科学高效管理的迫切需要

档案管理数字化进程中，一方面，工作人员可以有效地将纸质文件转化为电子版，另一方面，可以将一些重要资料以视频形式保存下来，方便日后查询和调阅。因此，基于信息化的背景下，档案管理工作也应从传统的手工方式向现代化转变，提高工作效率，降低人力成本。通过运用现代信息技术，有效提高档案管理的效率和水平。如，利用网络化手段进行电子文件归档，可以大大缩短归档周期，减少人力投入，同时还能避免人为的差错，确保档案的真实性。

(二)与时俱进开展工作的实践要求

如今，经济社会正处于高质量发展阶段，对各类人才的需求也在不断增加。人才的储备与培养离不开各种信息的收集整理。要高度重视信息资源的开发，积极构建完善的信息服务系统，为各类人才的成长创造良好条件，推动社会经济健康快速发展。

(三)档案管理工作创新的时代命题

随着时代的发展，社会对于人才的需求越来越多样化。企业的各类文件作为知识库的重要组成部分，如果仅存储于企业内部的话，不仅不利于信息的共享，还会增加企业运营成本。此时，如果能将这些信息上传至互联网，那么，就能够实现对数据共享，为企业经营决策提供一定参考，促进企业发展和社会进步。

二、信息化背景下档案管理工作的特点

(一)信息量大，种类繁多，数据更新快

档案工作是一项基础性、经常性的工作，它具有保存历史记录和提供利用两种基本职能。在档案工作中，一方面，需要对已归档的档案进行整理，另一方面，又需要根据社会的发展，不断收集新资料，不断丰富档案内容，为各项工作的开展服务。信息化时代，随着计算机技术的飞速发展，电子文件的大量使用，各类信息的数量也随之成倍增长。同时，各类信息的质量也在不断提高，这不仅给传统的纸质文件管理带来了挑战，也给电子文件的管理提出了新的要求。

(二)“三防”要求高

数字化档案馆的建设，除要保证系统运行的稳定性外，还要确保系统的安全性。由于数字资源存储在网络上，如果出现病毒或人为破坏，就会造成数据丢失，因此，要采取有效的措施保护数据系统，确保数据安全。数字化档案馆建设是一个庞大的工程，涉及各个部门、各单位及相关企业，要实现数字化目标，就必须有大量的资金投入。

三、基于信息化背景下档案管理工作创新思路

(一)完善与数字化相匹配的档案软硬件建设

数字档案馆是依托于现代化信息技术建立起来的具有统一规划、集中控制、高度安全等特征的公共基础平台，其基本功能包括：提供统一的存储介质；整合分散的多种数据源，并对其进行集中处理；实现对海量数据的自动采集，并生成相关报表；提供便捷的数据共享和交换；支持用户按照不同的权限访问；具备完善的监控预警机制。

各单位要切实加强信息化工作的组织领导，健全和完善各项规章制度。一是制定《电子文件归档办法》，明确电子文件的收集、整理、立卷和归档要求；二是建立电子文件登记制度，对接收的纸质文件，必须及时登记并定期检查；三是建立计算机使用情况登记制度，确保计算机安全运行；四是实行电子文件交换与共享，保证各类信息的完整性和安全性。

(二)规范信息化档案管理工作的收集整理

充分利用各种现代信息技术，对电子文件资料特别是涉及国家秘密及个人隐私的电子文件，进行集中收集，并做好分类整理。同时，针对不同类型的信息，要采取不同的方法，如通过计算机软件自动归档，将分散在不同载体中的纸质材料或电子文件转化为可长期保存的数据格式等。

各单位要按照有关规定，制定具体的操作流程，细化操作步骤，明确责任主体，做到程序合法合规。各级各部门应加强对所属机构或单位的检查指导，督促其严格按照规定的时限要求完成数据信息化工作。

(三)坚持问题导向，找准切入点

信息化时代，各种数据不断涌现，这就要求要转变思想观念，积极适应新形势，及时发现并解决信息化工作中的突出问题。要善于从实际出发，认真梳理工作中的薄弱环节，有针对性地采取措施加以解决。要加强培训，提升人员素质，确保各项任务顺利完成。

由于缺少相应设备设施，部分单位无法正常开展数字化工作，进而影响到整体的工作效率。对此，应加大投入力度，完善相关基础设施，确保各项业务有序开展。根据各单位实际情况，合理设置相应的部门，并制定相应的工作制度，将各项业务工作细化到各个岗位，使每个员工都能明确自己的工作职责。